办公自动化是什么意思

常用知识 (26) 3个月前

本教程操作环境:windows7系统、Dell G3电脑。

办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。 通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性 。

办公自动化不仅可以实现办公事务的自动化处理,而且可以极大地提高个人或者群体办公事务的工作效率,为企业或部门机关的管理与决策提供科学的依据。在办公自动化管理领域,如果说硬件技术是其环境保障,则软件技术就是办公自动化各项功能得以顺利实现的灵魂所在。

自20世纪70年代,从单机处理开始,例如,采用微型机处理文字,进而完成文件归档、记录指示、电话自动记录等任务。20世纪80年代后进入办公自动化的快速发展期,在办公室中普遍采用计算机作为高一级的管理工具,如信息检索、辅助决策等,出现办公设备和计算机、通信等互连构成的计算机网络系统,利用网络集成技术,人对办公信息的处理能力出现质的飞跃,办公自动化成为智能建筑的一个主要标志。

五大特性

OA强调办公的便捷方便,提高效率,作为办公软件就应具备几大特性:易用性、健壮性、开放性、严密性、实用性。

  • 易用性

    没有全面的应用做基础,一切都是空谈。

    管理落地必须面向全员,所以,软件也必须能够被全员所接受,被全员所喜爱。如果易用性不强,这个前提就不存在了,制度落地就只能是空谈。而任何软件都是需要培训的,不过上网却几乎人人都会。所以,就支撑制度落地的软件而言,走网页风格可能是个最佳选择。

  • 健壮性

    必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。

    管理“落地”必须面向全员,所以支撑“落地”的软件也必须能保证全员应用的稳定性,尤其是针对集团型企业,软件必须具备超大用户、高并发应用的稳定性,否则,一旦出问题,哪怕是小问题,都可能影响到现实的集团业务,从而造成不可估量的损失。

  • 开放性

    能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。

    管理“落地”在现实管理中渗透到管理的各个方面,而没有哪一套软件能够独立的完成所有方面的管理需求,所以,支撑制度“落地”的软件必须具备全面而广泛的整合性,能够从其它软件系统中自动获取相关信息,并完成必要的关联性整合应用。  从技术上看,采用整合性强的技术架构(J2EE)作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。如此,软件就能预留大量接口,为整合其他系统提供充分的技术保障。同时,现实的整合经验也必不可少,因为整合应用不光涉及到技术层面,还包括对管理现实业务的理解、整合实务技巧、整合项目把控等实际操作技能要求。

  • 严密性

    必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一。

    企业,尤其是集团型企业,从制度落地的现实需求来看,一方面必须有统一的信息平台,另一方面,又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以,软件不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控,还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一,也就是必须实现“用户、角色、权限+数据”的四维管控。

  • 实用性

    软件功能必须与管理实务紧密结合,否则药不对症,反而可能有负作用。而且,还必须能适应企业管理发展的要求。

    现实中,企业一方面需要软件尽最大可能的满足现有需求,另一方面,管理本身也是个不断发展的过程,所以,企业又需要软件能够满足发展的需求。面对这个现实与发展间的矛盾,业界常见的有三种解决模式,项目化、产品化和平台化。

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